Workflow Standar di Freelance Market

Sekedar pengingat, Freelancer Marketplace ( kita singkat Freelance Market ) adalah tempat bertemunya klien (yang mempunyai proyek dan membutuhkan jasa ) dan freelancer ( sang penyedia jasa dan membutuhkan bayaran 😛 ). Beberapa saat yang lalu saya pernah menulis tentang freelancer marketplace.

Beberapa alasan kita menggunakan jasa Freelance Market ini sebagai semacam middle man dengan alasan-alasan sbb :

1. Lebih mudah menemukan klien. ( Bayangkan Freelance Market sbg pasar yang menyediakan freelancer, jadi besar kemungkinannya bahwa klien akan menjadikan Freelance Market sebagai pemberhentian pertama kalau mau mencari jasa freelancer.)
2. Exposure, klien juga lebih mudah menemukan anda. ( resume dan portfolio, dan work history anda lebih banyak dilihat oleh potensial klien.)
3. Kepastian, kalau anda mengikuti aturan main hampir pasti anda akan mendapatkan bayaran.

Yang akan saya paparkan berikut ini adalah workflow yang biasanya digunakan di Freelance Market yang ada. Bukan dimaksudkan sebagai tutorial, dan tiap Freelance Market mempunyai workflownya sendiri-sendiri, jadi pastikan anda telah membaca help/faq di Freelance Market yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendetail tentang aturan dan cara kerja yang sesuai dengan aturan main mereka.

Setelah bid/proposal (lelang) proyek anda menang anda kemudian akan dikontak oleh Freelance Market anda, biasanya terdapat notifikasi melalui email. Atau dapat di cek di dashboard anda. Dari situ anda dimaksudkan untuk ‘taking action’ yaitu memulai proyek tersebut secepatnya (atau sesuai dengan tanggal mulai di deskripsi proyek ). Jika anda baru saja bergabung dengan Freelance Market tersebut berikut adalah paparan singkat tentang cara kerja (workflow) yang biasanya dipakai.

Memulai Proyek

Sebelum memulai proyek pastikan bahwa klien anda telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan oleh Freelance Market tempat anda bekerja. Biasanya terdapat client-status atau buyer-status yang dapat dilihat di profile nya. Ini berkaitan dengan autentifikasi dan legalitas klien anda (termasuk status credit card atau pendanaan proyek mereka, yang artinya klien anda sudah siap membayar atau belum) , dan memastikan bahwa anda mendapatkan bayaran (dan pada kasus khusus, bahwa pekerjaan yang akan ditawarkan kepada anda adalah pekerjaan yang sah dan tidak melanggar TOS.)

Setting up agreement

Jangan mulai bekerja sebelum memastikan bahwa klien anda sudah ‘hijau’ statusnya.
Juga jangan memulai pekerjaan sebelum anda memastikan bahwa status pekerjaan tersebut memang sudah menjadi hak anda .

Jangan sekali-kali memulai pekerjaan bahkan jika anda telah dikontak terlebih dahulu oleh klien anda untuk memulainya, sebelum bid anda diterima dan pekerjaan ‘dihibahkan’ kepada anda di Freelance Market yang bersangkutan, status ini dapat dilihat di halaman proyek atau bid-proyek. Seringkali freelancer online newbie tertipu dengan metode ini, mereka di push dan diiming-imingi bayaran padahal bid mereka belum diterima (dimenangkan). Yang pada akhirnya setelah pekerjaan dikirim via email (diluar metode standar Freelance Market tentunya), kliennya lari tidak membayar.

Setelah yakin bid anda diterima, perhatikan baik-baik terms of agreement yang ada. Final delivery yang dibutuhkan (kerjaan dan file-file apa saja yang dibutuhkan) , batasan waktu, metoda pembayaran, copyright dan yang lainnya. Biasanya agreement hanya satu dan dipakai berulang-ulang (ada agreement standar dari Freelance Market ), namun untuk proyek-proyek tertentu ( biasanya yang bernominal besar ), terdapat poin-poin tambahan dan atau tambahan NDA (Non Disclosure Agrement) yang harus anda setujui. Pastikan anda telah membaca dan mengerti semuanya.

Escrow atau milestone payment

Metoda pembayaran yang sering dipakai ada dua :

1. Escrow payment
   Dengan escrow payment, sang klien dibutuhkan untuk mendepositkan semua dana yang dibutuhkan dan menitipkannya pada Freelance Market. Pastikan anda hanya mulai bekerja setelah semua dana di escrow, anda bisa mengecek di halaman proyek (project dashboard) apakah sudah selesai proses escrownya atau belum.
2. Milestone payment
   Kalau menggunakan Milestone Payment berarti sang klien akan ditagih berdasarkan milestone yang telah selesai dikerjakan.
   Misalnya anda membuat web. Kira-kira setelah menerima brief dan spesifikasi dari klien yg kita kerjakan adalah membuat mockup, setelah mockup disetujui baru meng-koding html+css dan seterusnya. Jadi misal kita jadikan penyelesaian/persetujuan desain mockup sebagai milestone pertama, maka klien anda ditagih dan anda mendapat bayaran setelah mockup disetujui. Setelah milestone tersebut dibayar barulah anda mulai kerja lagi.

Pastikan semua diatas ok, di site tertentu mungkin anda harus membuat dan mengirim invoice ke klien sebelum escrow dideposit atau payment plan disetujui. Pastikan anda yakin dapat melakukan pekerjaan tersebut ( tidak dalam kondisi overload kerjaan ), maka silakan diaccept/diterima proyek tersebut.

Mengontak dan berkomunikasi dengan Client

Setelah menerima kerjaan, dan akan memulainya, sebaiknya mengontak klien anda. Mulai kenalan, basa-basi, dan tanyakan hal-hal menyangkut proyek yang lebih mendetail. Juga pastikan semua yang anda butuhkan untuk memulai pekerjaan telah tersedia ( stock photos, icons, copy, material, etc ).

Komunikasikan semua hal tentang proyek tersebut dengan klien anda, dan keep in touch. Beberapa Freelance Market membatasi anda hanya boleh bertukar komunikasi dengan klien lewat tool-tool mereka miliki, misal via Project Message Board (PMB), Private Messaging (PM), ataupun web-chat mereka ( system chatting khusus kepunyaan sang Freelance Market ) . Namun banyak juga yang membebaskan anda berkomunikasi , jadi anda bisa lebih nyaman berkomunikasi baik via email, yahoo messenger, skype, gtalk, telpon, etc.

Usahakan mempunyai jadwal tetap untuk bertemu/berkomunikasi secara berkala, lebih baik perhari, kalau tidak perminggu.

Memaintain komunikasi ini sangat penting, untuk memastikan bahwa anda pada track yang benar, jadi menghemat tenaga dan waktu bagi kedua belah pihak. Kesalah pahaman dapat diminimasi lebih awal. Juga, meski anda bekerja di depan komputer tanpa pernah melihat sang klien, bagaimanapun koneksinya adalah antara orang dengan orang bukan mesin. Dan kalau anda dapat memberikan citra yang baik, anda dapat memastikan bahwa kerjasama dengan klien anda ini tidak hanya berhenti pada proyek yang sedang dikerjakan.

Gunakan Tools yang tersedia

Pastikan anda telah mengerti semua tool yang disediakan oleh si-Freelance Market, anda di-‘charge‘ antara 5-10% dari tiap proyek anda oleh sang Freelance Market, pastikan anda juga menggunakan semua fasilitasnya dengan nyaman. Tool yang penting untuk proyek adalah ‘progress report’ dan ‘file distribution’ . Anda harus menggunakan semua tools ini, baca lagi help kalau anda belum memahaminya. Jangan gunakan tools dari luar karena kalau terjadi perselisihan anda jadi tidak punya bukti bahwa anda telah bekerja, dan bisa-bisa kalau klien tidak mau bayar si Freelance Market tidak bisa menuntut (walhasil anda tidak dibayar) .

1. Progress report (Project status report)Laporkan semua perkembangan secara berkala untuk mengetahui status proyek. Bisa perhari, biasanya perminggu. Juga kalau anda menggunakan milestone, laporkan milestone yang telah dilewati (dan ubah status proyek/project completion status). Jadi klien anda tahu anda telah sampai mana (selain terus berkomunikasi dengan klien anda seperti yang telah disebutkan sebelumnya ).
2. File delivery/distribution/managementUpload file menggunakan fasilitas yang telah disediakan, ini akan menjadi bukti bahwa anda telah bekerja. Sekali lagi jangan gunakan file-management diluar dari Freelance Market, kecuali telah ada persetujuan yang jelas dan tidak melanggar TOS.

Mengakhiri Proyek / final delivery dan menerima pembayaran

Fiuuh akhirnya, setelah semua yang dibutuhkan dideliver ( bisa dilihat pada bagian final delivery di deskripsi proyek ), anda dapat mengakhiri proyek (dan tentu saja mendapatkan bayaran 🙂 ). Pastikan semua file dan kerjaan telah dideliver dengan baik, kemudian kontak klien anda. Kemudian klien anda akan mengeset status proyek menjadi finished.

If all well, tetap lakukan komunikasi dengan klien, pastikan anda telah mengirimkan semua yang dibutuhkan ( misal, dalam web desain biasanya : psd, xhtml+css, working website ). Dan pastikan anda tidak memberikan lebih dari speksifikasi awal, kalau memang diminta lebih bikinlah proyek baru jangan percaya hanya dengan iming-iming bonus. Karena iming-iming bonus ini tidak ada data legalnya,  kecuali anda siap tidak dibayar. Jangan kerjakan. Alih-alih anda yang diberi bonus, bisa-bisa yang anda lakukan adalah memberi bonus kerjaan pada klien. ( I’ve done that several time 🙁 )

Jika anda menggunakan Milestone Payment, maka saatnya mengirimkan final invoice, dan menerima bayaran untuk milestone terakhir. Jika menggunakan Escrow, maka semua dana proyek yang ada di escrow account akan di transfer ke akun anda.
Jika anda merasa telah menyelesaikan semua pekerjaan, dan mendeliver semua file, namun dalam waktu yg lama ( taruhlah 2 minggu) , klien anda tidak merespon. Maka saatnya mengeset proyek ke proses mediasi ( atau laporkan ke admin freelance market ). Nanti mereka akan melakukan penyelidikan/analisa, mencoba mengontak klien anda lewat telpon/fax dan sarana lainnya. Jika anda memang telah bekerja sesuai aturan, dan telah mendeliver semuanya maka dana tetap akan dibayarkan kepada anda.

Kontak kembali klien

Setelah proyek selesai dan anda mendapatkan bayaran. Kontak kembali klien anda, jangan segan-segan untuk kembali mengontak klien anda via email ( atau jika anda tahu messengernya bisa juga). Sekedar bertegur sapa atau ngobrol bisa mendatangkan proyek-proyek dimasa depan.
Itu kalau anda mempunyai pengalaman yang baik dengannya, kalau anda mempunyai pengalaman buruk dengan klien ini, tidak usah saya tuliskan, tentu anda tidak perlu mengontaknya kembali, malah block semua media komunikasi 😛 ( jangan khawatir masih banyak yang butuh tenaga, skill, dan bakat anda) , klien yg buruk buang saja cari yang baik hati dan gak segan memberi bonus 😉 .

Kembali saya ingatkan, tulisan ini adalah sekedar garis besar cara kerja yg biasanya ada pada Freelance Market, baca-baca help dan tutorial pada Freelance Market yang bersangkutan. Kalau ada update ( misal update Terms of Agreement, atau ada tools baru ) pastikan anda membaca nya.
Perlu di catat bahwa selain menerima proyek anda juga dapat menolaknya (meskipun anda telah bidding di proyek tersebut), pastikan benar-benar bahwa anda memang dapat men-deliver apa yang dibutuhkan.

Selamat bekerja, dan semoga berhasil dalam proyek-proyek freelance anda 🙂

Tags: marketplace, workflow