Menyelesaikan Sebuah Deadline Proyek

deadline proyek - photo by evsc

Sebuah proyek akan terikat dengan timeline yang berujung dengan sebuah deadline. Terkadang deadline proyek menjadi momok yang sangat menakutkan bagi sebagian freelance. Bila sebuah deadline tidak terpenuhi bukan hanya uang proyek yang tidak dapat kita nikmatin tetapi nama baik yang akan menjadi taruhan.

Tetapi terkadang ada klien yang tidak peduli dengan sebuah deadline, dikarenakan mereka ingin sebuah aplikasi yang perfect dengan requirement yang berubah-rubah. Hal ini sangat dihindari karena kita akan terperangkap dengan lingkaran ketidaksesuaian dan juga banyaknya waktu efektif kita yang terbuang karena klien tidak mau menutup proyek yang telah berusaha kita selesaikan.

Saat ini saya ingin berbagi bagaimana menyelesaikan sebuah deadline dan menyiasati permasalah telat deadline bagi kita para freelance.

1. Buat spesikasi pekerjaan

Dalam sebuah proyek requirement pekerjaan diperlukan, selain untuk membuat kita tetap di jalur requirement ini akan membuat kita nyaman dalam melakukan pekerjaan. Sebelum menyetujuin sebuah pekerjaan ada baiknya kita buat sebuah list apa saja yang akan kita lakukan dan goal apa aja yang diinginkan oleh klien. Setelah list tersebut selesai dibuat kita pastikan client mengetahui dan menyetujuin point-point yang kita bikin.

Terkadang banyak klien yang hanya ingin melakukan pekerjaan tanpa mengetahui spesifikasi pekerjaan sepenuhnya, sehingga ketika kita menyerahkan pekerjaan yang telah kita lakukan mereka tidak menerima pekerjaan kita karena merasa tidak sesuai dengan yang mereka inginkan.

2. Timeline

Timeline proyek sangat berguna untuk klien ataupun untuk kita, dengan timeline ini kita dapat melakukan prediksi waktu serta resource yang akan digunakan. Setelah timeline dibuat ada baiknya kita berbagi timeline dengan klien sehingga klien dapat melakukan monitoring progres pekerjaan.

3. Gunakan aplikasi project manager dan online collaboration

Aplikasi project manager saat ini banyak berada di pasaran baik itu bersifat gratis ataupun juga yang berbayar. Dimulai dari Microsoft project sampai dengan active collabs yang berbasiskan web.

Dengan adanya project manager dan online collaboration ini kita dapat memanage jumlah resource yang digunakan, percepatan yang akan dilakukan pada proyek. Ataupun menyimpan log pembicaraan dengan klien serta melakukan progres report yang dilakukan.

4. Google calendar, pengigat yang baik hati

Google memberikan sebuah aplikasi calendar yang baik untuk digunakan, dengan google calendar ini kita dapat membuat sebuah event.  Dengan kemampuan notifikasi sms google calendar dapat menjadi pengigat yang baik dikala kita lupa atau sibuk.

5. Berbagi dengan orang lain

Team ataupun teman dibutuhkan untuk penyelesaian sebuah proyek. Adakalanya sebuah proyek berkaitan dengan bidang lain dan bidang itu bukanlah bidang yang kita kuasai. Karena kita terikat dengan deadline ada baiknya kita berbagi project dengan orang yang lebih mengerti. Karena bila kita paksakan untuk mengerjakan hal tersebut sendiri dapat dipastikan kita akan mengalami kesulitan penyelesaian deadline.

6. Ajak client ikut serta

Sebuah proyek terkadang tidak hanya melibatkan kita dan klien kita, tetapi melibatkan orang lain dalam hal ini klien dari klien kita. Dan terkadang dibutuhkan sebuah feedback dari klien pertama kita. Ada baiknya kita mengajak klien kita untuk turut serta kedalam proyek, dengan cara melakukan pengujian prototype dan menanyakan langsung tentang hasil pekerjaan kita ke klien-nya.

Hal ini sangat dibutuhkan karena bila kita telah menyelesaikan proyek dengan baik dan klien pertama tidak menyukai hasil pekerjaan kita diakhir waktu kita yang akan kena getah dari proyek, bukan hanya deadline akan bertambah tetapi pekerjaan kita juga bisa tidak diakui oleh klien kita dan gagal untuk mendapatkan uang sisa proyek.

7. Tambahan waktu 5-7 hari dalam sebuah timeline

Bila kita menerima sebuah proyek yang membutuhkan fase debug ada baiknya kita tambahkan waktu 5-7 hari dari waktu yang kita rencakan, karena terkadang ada hal-hal yang sering kita lupakan atau hal-hal yang tidak terduga.

8. Jangan sembunyi, hadapi client

Banyak freelance yang takut bila pekerjaan telat, mereka berusaha menghilang atau bersembunyi dari klien karena takut untuk mempertanggungjawabkan apa yang telah terjadi. Bila hal tersebut terjadi ada baiknya kita menghadapi klien secara langsung, ajak bicara klien dan mintalah sebuah solusi. Karena klien lebih merasa aman ketika mereka mengetahui kita ada dan mengetahui alasan mengapa kita telat atau sebagainya.

Share pengalaman Anda di kontes kami yang berhadiah iPOD dan usb Flash 8GB dan Update ruangfreelance dengan berlangganan RSS, email, dan twitter

Tags: kerja, timeline