10 Tips Menangani Tagihan dan Akuntansi secara Profesional

Sebagai seorang desainer Anda tentu harus mengirimkan invoice kepada klien setiap kali pekerjaan Anda selesai. Tapi bagaimana caranya mengatur urusan finansial dengan klien agar tidak memberatkan bagi kedua belah pihak? Berikut adalah 10 tips untuk manangani invoice dan akuntansi secara profesional:

Menggunakan software invoice yang bagus

Untuk menangani invoice dengan kilen diperlukan software invoice yang bagus. Ada beberapa software online yang dapat digunakan. Di antara software invoice online ada yang berbayar dan juga gratis. Ketika memilih software, pastikan fitur yang ada dapat memenuhi kebutuhan dalam desain website. Beberapa software yang sering kali direkomendasikan adalah FreshBooks, LessAccounting, BlinkSale, Bookkeeping. Software invoice online dapat mempermudah segala urusan pembayaran dan akuntansi. FreshBooks misalnya, menawarkan beberapa kemudahan, seperti mengirimkan invoice online secara instan, memiliki tautan dengan PayPal dan sistem pembayaran yang lain, sehingga dapat melakukan transaksi dengan cepat, berintegrasi dengan software yang digunakan, menyederhanakan urusan pembukuan keuangan, melakukan branding dan color scheming dengan mudah.

Menentukan kebijakan invoice

Dalam kenyataannya, ada beberapa klien yang tidak membayar tepat waktu. Bahkan sering juga ditemukan klien yang menghilang setelah melakukan setengah pembayaran. Untuk mengatasi hal-hal tersebut, sebagai seorang freelancer sebaiknya Anda menentukan kebijakan invoice yang harus diambil. Ada faktor-faktor yang perlu diperhatikan, seperti sistem pembayaran yang akan diterapkan, apakah berbentuk cash, kredit, atau check, berapa banyak uang DP yang harus disetorkan di awal, apakah Anda bersedia bekerja terlebih dahulu dengan pembayaran di akhir setelah menyelesaikan pekerjaan, dan beberapa pertimbangan lainnya.

 

Tidak mengubah-ubah invoice di tengah jalan

Setelah menentukan invoice, sebaiknya hal apa pun yang terjadi, seorang freelancer profesional harus tetap berpegang teguh pada kebijakan yang telah dibuat sendiri. Informasikan kepada klien tentang kebijakan invoice sedari awal. Kalau pun ada perubahan, sesedikit apa pun itu, klien harus diberitahu secepatnya. Kebijakan yang jelas akan membuat klien memercayai Anda dan mungkin saja memercayakan lebih banyak pekerjaannya kepada Anda.

Menyetarakan harga layanan

Untuk menarik klien, tidak berarti Anda harus membanting harga serendah-rendahnya. Tentukan harga yang disepakati. Utarakan harga jasa yang ditawarkan dengan jelas dari awal, sehingga klien paham betul dan tidak ragu untuk menjalin kerja sama.

Jelaskan seluruh biaya layanan

Invoice Anda harus menyertakan seluruh biaya layanan yang Anda tawarkan. Klien dapat bekerja lebih nyaman dengan Anda jika mereka dapat melihat harga pasti yang harus dibayar setiap kali memberikan pekerjaan. Selain itu, dalam pembuatan invoice untuk klien juga harus disepakati dari awal, apakah ada biaya awal yang dibayarkan sebagai DP, atau semuanya baru dibayar setelah pekerjaan selesai?

 

Metode pembayaran klien

Sistem pembayaran antara satu klien dengan yang lain mungkin berbeda. Ada yang lebih nyaman membayar kontan, ada juga yang lebih memilih membayar dengan transfer atau kartu kredit. Menentukan sistem pembayaran yang nyaman dan fleksibel bagi kedua belah pihak itu sangat penting, agar saat deadline, pembayaran dapat dilunasi semua dengan mudah dan lancar. Beberapa sistem pembayaran yang dapat digunakan yaitu PayPal, MoneyBookers dan AlertPay. PayPal saat ini menjadi sistem pembayaran terfavorit bagi freelancer.

 

Menetapkan Tanggal Pembayaran

Kadang ada freelancer yang tidak dibayar setelah menyelesaikan proyek dari klien karena ketidakjelasan informasi mengenai kapan pembayaran harus dilunasi. Freelancer menyeselesaikan proyeknya menggunakan metode “hot potato,” yang berarti menyelesaikan proyek dari klien dengan segera, dan menarik bayaran dengan segera pula. Namun, berurusan dengan invoice tidaklah mudah. Perlu ada penetapan tanggal pelunasan pada setiap invoice.

Menyertakan kontak personal

Ketika membuat invoice, hal terpenting yang harus dilakukan adalah menyertakan kontak personal dengan lengkap, mulai dari nama lengkap, alamat, nomor telpon, dan email. Kontak personal yang disertakan secara terperinci akan memudahkan klien untuk menghubungi dan mengklarifikasi untuk menentukan kesepakatan bisnis dengan cepat. Kemungkinan terburuk jika Anda tidak menyertakan kontak personal pada invoice adalah penundaan pembayaran.

Memberikan nomor pada invoice

Dalam menjalankan bisnis desain web, freelancer akan berurusan dengan banyak klien. Memberikan penomoran pada invoice akan memudahkan untuk memonitor dan melakukan pembukuan keuangan. Sebagai contoh, bubuhkan nomor pada invoice sesuai dengan urutan tanggal pelunasan. Dua hari sebelum tanggal pelunasan, freelancer dapat memeriksa nomor invoice dan mengingatkan kembali bahwa klien harus melunasi pembayaran pada tanggal yang ditentukan. Penomoran invoice pada dasarnya dapat mempersingkat waktu pencarian dan menghemat energi dalam mengatur keuangan.

Membuat rekapan

Tidak ada cara lain untuk menghitung untung dan rugi dalam bisnis jika tidak membuat rekapan dan pembukuan keuangan. Biasakanlah untuk membuat rekapan setiap akhir pekan atau satu bulan sekali. Anda dapat melakukannya dengan cara memprint atau mengunduh invoice dan menyimpannya di data eksternal. Simpan juga beberapa email dan surat bisnis yang berhubungan dengan invoice untuk berjaga-jaga, jika di kemudian hari terjadi hal yang tidak diinginkan.

Tidak semua klien selalu membayar tagihan tepat waktu. Jika telah tiba tanggal pelunasan, namun klien belum juga membayar, maka Anda juga harus menanyakan dengan sopan. Kesopanan adalah kunci utama untuk menyelesaikan invoice dengan klien. Klien tentu akan sangat menghargai hal itu dan cara ini akan membuat hubungan baik Anda dengan klien terjaga. Demikianlah 10 tips manangani invoice dan akuntansi secara profesional. Semoga bermanfaat!

Tags: finansial, Keuangan, tagihan