Atur Invoice Proyek

Atur Invoice Proyek - photo by James Rye

Menyelesaikan sebuah proyek merupakan suatu langkah yang berat. Langkah selanjutnya yang cukup berat adalah menagih pembayaran dari klien supaya mereka membayar dengan cepat. Semakin cepat mereka membayar, tentunya semakin baik buat kita. Hati tenang kalau uang hasil jerih payah kita telah diterima masuk ke PayPal, Moneybookers atau ke rekening bank.

Supaya klien begerak cepat dalam melakukan pembayaran kita harus membuatkan mereka sebuah surat penagihan atau disebut juga sebagai Invoice. Berikut ini beberapa tips meng-invoice klien kita.

1. Buat Qotation

Lho koq quotation? Bagi yang belum tahu quotation adalah surat penawaran harga proyek. Dengan quotation. Dengan quotation kita bisa mengarsipkan harga proyek dan detail pekerjaan yang kita lakukan untuk si klien. Bayangkan kalau Anda punya proyek dengan timeline selama 6 bulan, kemudian lupa apa saja yang Anda kerjakan, lebih gawat lagi Anda lupa berapa yang harus ditagih, sampai suatu ketika klien meminta invoice. Buatlah Quotation setiap kali mengerjakan proyek.

2 . Buat invoice lebih awal 

Buat invoice Anda sebelum proyek selesai. Jadi, ketika proyek selesai Anda bisa langsung mengirimkan invoice ke klien.

3. Sertakan info dasar Anda

Sertakan info mengenai Anda dengan lengkap. Alamat kantor, email, dan nomor telpon dengan lengkap. Apabila Anda menggunakan pembayaran melalui PayPal atau Moneybookers, cek ulang alamat email Anda, jangan sampai salah. Apabila Anda mempunyai NPWP atau SIUP sertakan nomor tersebut di Invoice. Apabila belum punya, sertakan saja nomor identitas Anda.

4. Beri tenggat waktu

Pada invoice yang Anda buat, cantumkan tenggat waktu. Biasanya tenggat waktu invoice berkisar antara 2 minggu sampai 3 bulan.

5. Awasi invoice yang lewat tenggat waktu

Gunakan aplikasi invoice, saya menggunakan aplikasi Invoice di Mac. Salah satu aplikasi gratis yang berbasis web adalah CurdBee. Dengan CrudBee Anda bisa membuat invoice, dan bisa mengawasi jadwal invoice-invoice. Sayangnya CrudBee saat ini belum mendukung mata uang Rupiah.

6. Tagih dan tagih lagi

Apa yang harus dilakukan apabila klien tidak juga membayar? Tagihlah klien yang membandel maksimal satu minggu dua kali. Tagih menggunakan email, dan sertakan juga invoice dengan tenggat waktu yang sudah dirubah, gunakan kalimat yang sopan. Apabila Anda tahu nomor telponnya, kontaklah ketika invoice telah lewat tenggat waktu. Jangan menelpon terlalu sering, karena akan mengganggu, bisa-bisa kliennya jadi antipati.

7. Ketentuan di Invoice

Ketentuan yang saya maksud adalah, apabila klien telat membayar invoice selama tenggat waktu dia harus membayar denda sebesar sekian persen. Jumlahnya tergantung Anda. Tuliskan ketentuan yang berlipat, apabila telat terus maka dendanya juga akan bertambah besar. Dengan trik ini, diharapkan klien akan melakukan pembayaran sesegera mungkin.

8. Aksi legal

Ok, semua tips diatas gagal. Saatnya melakukan aksi yang lebih nyata. Sebelum melakukan aksi legal. Datangilah klien Anda, apabila memungkinkan. Kalau dia selalu menghindar, saatnya Anda sewa pengacara atau meminta bantuan, untuk menagih uang Anda. Dengan surat invoice dan nomor identitas, NPWP atau SIUP Anda mempunyai kekuatan legal untuk menuntut.

Hal-hal diatas hampir semuanya saya praktekan, kecuali nomor paling akhir. Karena sampai saat ini saya belum menjumpai klien yang saya mau tuntut karena tidak bayar. Allhamdulilah, semua klien membayar dengan lancar setelah menerima invoice yang saya kirimkan.

Apakah Anda mempunyai tips dalam hal invoicing? Bagi-bagi dengan kami di komentar. Update selalu artikel RuangFreelance melalui RSS RuangFreelance dan Email.

Tags: invoice