9 Hal Penting Offline Meeting

Mungkin banyak diantara kita yang selama ini bekerja sebagai freelancer online. Yang mana beberapa keuntungan dari bekerja sebagai online freelancer adalah tidak perlu merasakan kemacetan, tidak perlu wasting time untuk project yang belum tentu berjalan, dan juga tidak perlu keahlian khusus untuk melakukan presentasi di depan calon client. Jadi ada beberapa perbedaan freelance online dengan freelance offline. Saya sendiri bekerja sebagai offline dan online freelancer. Namun kali ini saya akan membagikan pengalaman saya tentang bagaimana bekerja sebagai offline freelancer. Di sini saya merangkum dalam beberapa point, yaitu 9 hal yang perlu diperhatikan oleh para offline freelancer saat akan melakukan offline meeting.

Jadwal Meeting

Saat kita menerima telephone dari calon client, yang entah dari mana datangnya. Ini sudah merupakan start yang bagus, setidaknya anda selangkah lebih maju daripada para tim sales. Karena yang sedang menghubungi anda adalah orang yang jelas membutuhkan jasa anda. Seharusnya bisa lebih mudah untuk anda menawarkan jasa anda. Yang paling penting di sini adalah atur jadwal meeting yang jelas dan juga tempatnya. Bisa di tempat umum, bisa di kantor client, bisa juga di kantor (workstation) anda sendiri. Jangan tanya darimana si calon client tahu tentang anda, karena akan terdengar kurang profesional dan menurut saya agak kurang sopan. Biasanya tanpa perlu kita tanya, si client akan memberitahu dengan sendirinya darimana dia mengetahui tentang anda.

Pakaian

Apa yang anda kenakan, itu menunjukkan citra diri anda. Penting untuk berpenampilan rapi dan sopan ketika akan melaksanakan offline meeting. Memang tidak harus memakai kemeja, jas, dan dasi. Anda bisa mengenakan kaos yang menurut anda “menarik”, dalam point ini adalah apabila anda seorang Designer, maka tidak salah apabila anda berpenampilan casual, dengan kaos warna cerah, atau warna warni, celana jeans, dan sepatu sporty. Beberapa client saya tidak akan terlalu terkejut dengan penampilan saya tersebut, karena saya sudah menunjukkan image tersebut pada website saya. Namun anda perlu memperhatikan jenis client anda, untuk menentukan pakaian jenis apa yang layak anda pakai saat akan melakukan offline meeting dengan calon client. Untuk corporate besar, misalnya seperti telkom, indofood, nestle (ahh kapan saya baru bisa dapet client seperti itu), tentu saya menganjurkan anda berpakaian rapi, setidaknya menggunakan kemeja dan sepatu kerja. Dan apabila anda akan bertemu dengan calon client orang pemerintahan, seperti misalnya Bpk Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, anda bisa menggunakan kemeja batik untuk tampil beda. Oh ya, sekedar sharing, saya pernah bertemu dengan client yang offline meeting dengan saya dengan baju dan celana yang sobek-sobek. Saat itu adalah awal karir saya. Do you know what i think of that time? “Is this person gonna pay me??” But yes he did, but please, first impression is important.

Matikan Handphone

Tidak hanya saat akan menonton bioskop, atau hendak melakukan ibadah. Mematikan handphone pada saat offline meeting adalah keputusan yang sangat tepat. Karena tentu anda tidak ingin terganggu saat sedang melakukan meeting bukan? Membuat handphone anda silent bukan ide yang bagus, anda tetap akan merasakan vibrate yang berasal dari kantung celana atau baju anda, yang tentunya bisa mengganggu konsentrasi anda saat sedang melakukan presentasi di offline meeting. Tentu saja ini juga salah satu bentuk menghormati client kita. Meskipun nantinya mungkin anda akan ditinggalkan client anda di tengah offline meeting untuk menerima telephone, itu tidak masalah, yang penting bukan anda yang tidak menghargai client. Kita tidak perlu mengikuti kesalahan orang lain bukan?

Bersalaman

Merupakan salah satu bentuk komunikasi fisik yang bagus dan masih trend sampai abad 21 ini. Bersalaman merupakan wujud para profesional memperkenalkan dirinya kepada client. Tentu saja jangan hanya bersalaman sambil tersenyum manja, tapi juga sebutkanlah nama anda dan tanyakan siapa nama client anda bila anda belum mengetahuinya. Atau bila anda sudah mengetahui namanya, anda bisa bersikap sok tau dan sok kenal, misalnya “Bapak Agus ya? Senang bertemu dengan anda pak, selamat siang”.

Kartu Nama

Sebelum memulai meeting ada baiknya anda memberikan kartu nama anda. Menarik sekali karena hampir pada kebanyakan offline meeting yang saya jalani, kartu nama ini pasti berguna. Karena seringkali di tengah-tengah meeting, client hendak menyebutkan nama kita pada obrolan, namun sang client melupakan nama kita. Maka gerakan yang sering saya lihat adalah client akan melirik lagi pada kartu nama yang saya berikan pada awal meeting. Kartu nama ini juga berguna sebagai reminder untuk calon client apabila nanti hendak berhubungan lagi dengan kita nantinya setelah offline meeting, untuk bekerja sama lebih jauh.

Laptop dan Mobile Modem

Kedua hal di atas saya kira penting. Dulu saat memulai bisnis freelance web. Saat itu saya masih belum memiliki laptop. Dan tentu saja ini fatal. “Kerjanya bikin web tapi kok ga punya laptop?” Ya bukan hal yang tidak mungkin, tapi kebanyakan client pasti akan berpikir demikian. Dan jelas mereka akan meragukan kredibilitas kita. Kenapa penting untuk membawa laptop? Karena laptop bisa menampung banyak hal yang kita butuhkan. Seperti menampung informasi tentang project yang akan berjalan, presentasi, portfolio, dsb. Dan mengapa modem penting? Ya setidaknya saya hendak menyampaikan, sebisa mungkin untuk bisa online. Karena di tengah obrolan nanti, anda bisa jadi akan meminta referensi dari client, jauh lebih mudah mencari informasi secara online, yang ruangnya tak terbatas, daripada local harddisk yang isinya terbatas.

Presentasi

Ini adalah inti dari tujuan meeting offline anda. Presentasikan sejelas-jelasnya mengenai jasa anda. Bisa jelaskan kelebihan anda, mengapa anda, siapa anda. Perkenalkanlah diri anda dengan baik, hati-hati dalam menggunakan kata-kata. Jangan sampai anda menjanjikan apa yang tidak bisa anda berikan pada client. Bisa jadi boomerang nantinya untuk diri anda sendiri. Namun jangan hanya banyak bicara tentunya, tapi juga banyaklah mendengar. Setelah client cukup kenal dengan diri kita sendiri, dengarkanlah kebutuhan client. Ini merupakan salah satu titik penting yang menjadi kelebihan daripada freelancer. Seringkali client saya mengatakan bahwa menyenangkan bekerja dengan freelancer, karena freelancer lebih mendengarkan, bisa bicara dari hati ke hati. Sebisa mungkin untuk bersikap profesional saat melakukan presentasi, namun jangan sampai terlihat kaku. Coba saksikan film John Travolta dan Robbin Williams, “Old Dogs“, bercanda di tengah rapat, dan membuat calon client tertawa, bisa jadi menyenangkan, tapi saya tidak menganjurkan untuk berlebihan seperti di film tersebut haha….

Portfolio Online/Offline

Sebagai freelancer, seringkali bekerja secara personal. Kebanyakan freelancer juga belum memiliki perusahaan berbadan hukum atas usahanya sendiri. Karena apabila sudah berbadan hukum, saya kira namanya bukan freelancer lagi, dan tentunya bukan lagi freelancer yang bekerja sampingan. Jadi bagaimana calon client anda akan percaya bahwa anda reliable dan bisa memberikan apa yang mereka harapkan? Bagi kebanyakan freelancer, portfolio adalah bentuk nyata untuk meyakinkan calon client, bahwa kita reliable dan bisa memberikan kepuasan pada calon client. Portfolio berbicara lebih baik daripada kata-kata yang panjang pada proposal. Namun supaya tidak terjadi “anda puas kami lemas”, maka quote-lah harga yang sepantasnya untuk anda. Karena kita tentu tidak berharap jaman penjajahan (kerja rodi/romusha) terjadi lagi di abad 21 ini. That’s just kidding guys…

Efisiensi Waktu

Ini adalah terakhir dan merupakan penutup dari hal-hal penting yang saya rangkum. Efisiensi waktu, berbicaralah seperlunya, jangan basa-basi atau berputar-putar. Dan juga gunakan waktu yang ada sebaik-baiknya. Normalnya offline meeting berlangsung antara 30-120menit, itu pun tergantung pada topik pembahasannya. Jadi bila anda merasa topik pembahasan sudah habis, dan diantara kalian sudah tidak ada yang mau disampaikan, janganlah menunggu untuk diusir. Cobalah mengucapkan, “Masihkah ada yang mau ditanyakan pak?” Kalau sudah tidak ada, tutuplah offline meeting tersebut. Bersikaplah sebagai profesional yang sibuk, jangan sampai seolah anda adalah pengangguran, yang bisa seharian meluangkan waktu anda duduk di kantor calon client anda.

Bekerja sebagai offline freelancer memang punya beberapa kekurangan. Seperti misalnya, anda tidak bisa banyak berharap bahwa anda pasti akan mendapatkan project tersebut. Bisa jadi waktu offline meeting anda adalah sia-sia. Tapi ada juga keuntungan yang di dapat. Semakin sering kita berhadapan langsung dengan client, semakin sering kita bisa belajar bersosialisasi dengan calon client, dan belajar bagaimana mempresentasikan bisnis kita secara langsung. Dengan banyak belajar kita bisa sukses tanpa harus menunggu tua. Apa yang saya sampaikan di atas mungkin masih banyak kekurangan juga, jadi marilah kita sharing bersama. Go Freelance!

Tags: offline meeting