Seni Menulis Email dan Pengaruhnya Bagi Bisnis Anda

Setiap harinya, jutaan email dikirimkan. Lebih dari setengahnya kemungkinan besar berkaitan dengan urusan bisnis, baik itu pengumuman dari atasan, maupun ajakan untuk bekerjasama. Banyak orang yang sudah memiliki pengalaman bertahun-tahun di bidang bisnis masih kesulitan dalam menulis email yang baik. Meskipun terdengar sepele, sikap dan maksud kita dapat terlihat dengan jelas melalui cara kita menuangkannya dalam tulisan di email. Tulisan yang bertele-tele atau bahkan terlalu to-the-point bisa saja membuat calon klien atau rekan kita menjadi enggan untuk membalasnya. Lantas, bagaimana cara menulis email yang baik untuk tujuan bisnis? Kita simak ulasannya berikut ini.

Dari Segi Isi

Pastikan Tujuan Anda Jelas

Tujuan Anda menulis email harus mudah untuk dicerna sebab tidak semua orang memiliki waktu untuk mencerna makna tersirat dari kalimat-kalimat yang Anda tuliskan. Buatlah kalimat yang efektif dan hindari penggunaan kata yang tidak umum.

Buat Subjek Email yang Spesifik

Hanya dengan membaca subjek email yang tertera, seseorang dapat memutuskan apakah ia akan melanjutkan membaca email tersebut atau langsung menghapusnya. Lazimnya, subjek email harus mencerminkan isi dan maksud email yang Anda tulis, dan sebaiknya ditulis dengan singkat.

Perhatikan Nada Tulisan Anda

 

Dalam membangun hubungan baik dengan rekan bisnis melalui email, Anda perlu memerhatikan bagaimana tulisan Anda dapat memengaruhi pembaca. Penulisan atau bahkan pemilihan kata tertentu dapat memengaruhi pendapat calon klien atau rekan bisnis mengenai diri Anda. Baiknya, sebelum mengklik tombol ‘kirim’, Anda membaca ulang email yang sudah ditulis dan bayangkan bagaimana rasanya jika kalimat-kalimat tersebut diucapkan langsung.

Dari Segi Gaya Penulisan

Perhatikan Panjang Kalimat

Membaca email bisa jadi hal yang kurang menyenangkan bagi sebagian orang. Oleh karenanya, Anda perlu memerhatikan panjang pendeknya kalimat yang Anda buat. Kalimat pendek yang tertata rapi dan dapat menjelaskan maksud yang dituju tentunya lebih baik daripada kalimat panjang yang perlu dibaca berkali-kali untuk memahami maksudnya.

Baca juga:

• Tips Membuat Email Marketing yang Baik
• Tips Meminimalisasi Miskomunikasi Freelancer dengan Klien

Hindari Pemilihan Kata yang Berlebihan

Menggunakan kata-kata yang terdengar intelektual dinilai dapat meningkatkan citra seseorang. Namun, tidak semua orang yang kita ajak bicara akan mengerti maknanya. Alih-alih ingin terdengar lebih intelektual, orang lain bisa saja menilai Anda sok pintar. Pengetahuan kosakata merupakan aset yang berharga, namun jangan sampai maksud dan tujuan kita menulis email menjadi tidak teridentifikasi hanya karena ada satu kata yang terdengar aneh di telinga orang yang kita tuju.

Dari Segi Teknis

Buat Email Seringkas Mungkin

Sepertinya, hampir tidak ada orang yang suka membaca email yang terlalu panjang. Jika Anda terlalu banyak menuliskan basa-basi pada pembuka emali Anda, si pembaca bisa saja langsung menghapus tanpa membacanya hingga selesai. Pastikan email yang Anda tulis singkat dan jelas sehingga tidak membuang waktu pembaca.

Cantumkan Nama, Tanda Tangan, dan Kontak Anda di Akhir Email

Selain salam penutup, nama, tanda tangan, dan kontak pun perlu dicantumkan di akhir email yang Anda tulis. Meskipun Anda bekerja dari rumah, mencantumkan tanda tangan dapat memberikan kesan profesional pada diri Anda. Logo perusahaan pun dapat memberikan kesan yang sama. Hal tersebut juga dapat menjadi cara yang tepat untuk mempopulerkan produk dan jasa yang Anda tawarkan.

Jika Anda menulis email dalam bahasa Inggris, pastikan ejaan dan tata bahasa kalimat Anda berterima. Bila perlu, Anda dapat memeriksanya melalui aplikasi atau perangkat lunak yang dapat mendeteksi kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Tags: bisnis, cara menulis email, email, freelancer produktif, seni menulis email